В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним або друкарським. Такі документи, оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сутність - управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

• не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;
• видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;
• відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;
• бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);
• бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

 Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.

 Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.