Головна мета уніфікації – вдосконалення управлінської документації, прискорення прийняття оптимальних управлінських рішень, а значить, підвищення в цілому ефективності всього процесу управління.

Основним методом уніфікації текстів службових документів є виділення постійної і змінної інформації. До постійної належить та, що містить сутність управлінської ситуації, є загальною темою документа, відомою автору і адресату. Змінна інформація конкретизує тему, позначену постійною частиною документа. Сам метод має два різновиди – уніфікацію змісту і формальну уніфікацію.

Види уніфікації і стандартизації службових документів:

1.     Стандартизація мовних одиниць, законодавче закріплення їх у ДСТУ (терміни діловодства, галузеві терміни, найменування об'єктів, виробів, лексичні і графічні скорочення);

2.     Розробка єдиних форм представлення текстів документів (напр., уніфіковані тексти з постійною інформацією на бланках);

3.    Формалізація мовних засобів (тобто обмежене використання елементів природної мови за рахунок уживання штучних мовних засобів: кодів, умовних позначень, графічних елементів тощо);

4.     Рубрикація, тобто членування тексту на окремі складові частини і графічне їх відмежування.

Сьогодні існують такі типи уніфікованих текстів:

Трафарет – форма представлення уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію і пробіли, призначені для заповнення їх змінною інформацією, що характеризує конкретну ситуацію.

Анкета – форма представлення уніфікованого тексту, що дає характеристику одного об'єкта за певними ознаками.

Таблиця – форма представлення уніфікованого тексту, яка містить інформацію, що є характеристикою декількох об'єктів за низкою ознак.

Зв'язний типовий текст (типовий зразок) – текст, зміст якого незмінно повторюється в низці документів, що виключає можливість виділення в ньому постійної і змінної інформації (службові листи, правила, положення, статути, розпорядчі документи).

Поєднання форм представлення уніфікованих текстів – зв'язний текст з таблицею чи анкетою.